اعداد وتصميم الهياكل التنظيمية في المنظمات

أهداف البرنامج :

• مفهوم الهيكل التنظيمي

• عناصر الهيكل التنظيمي

• وجود الوحدات الإدارية المختلفة للمنظمة .

• وضوح التخصص والمهام.

• وضوح نطاق الإشراف وخط السلطة والمسؤولية.

• الهيكل التنظيمي و العملية الإدارية

المحتويات الرئيسية:

الهيكل التنظيمي و العملية الإدارية

• التخطيط ويقصد به التفكير المنظم الذي يسبق عملية التنفيذ من خلال استقراء الماضي ودراسة الحاضر والتنبؤ بالمستقبل لإعداد القرارات المطلوبة لتحقيق الهدف بالوسائل الفعالة.

• التنظيم عملية حصر الواجبات والنشاطات المراد القيام بها وتقسيمها إلى اختصاصات الأفراد ، وتحديد وتوزيع السلطة والمسؤولية وإنشاء العلاقات بين الأفراد فالهيكل التنظيمي هو الذي يترجم عملية التنظيم الإدارية وهواهم أركانها وهما من التلازم ما قد يشار إلى احدهما بالأخر .

• التوجيه وإصدار التعليمات والتوجيهات من الرؤساء إلى المرؤوسين لبدء العمل ولكيفية إنجازه، فإن على الرئيس أن يتعرف على شخصية العاملين معه،ويعرف كيف يعاملهم بالطريقة المناسبة. ويأتي ذلك عن طريق عملية الاتصال التي يجب تنميتها عند المدراء حتى يستطيعوا جعل الأفراد يحققون أهداف المؤسسة.

• الرقابة والتقويم تعتبر المرحلة الأخيرة من مراحل العملية الإدارية تعني التأكد من أن التنفيذ تم طبقاً لما خطط له.

• والتقويم عبارة عن عملية اكتشاف الأسباب الحقيقة للانحراف وتصحيحها بما يتناسب مع هذه الأهداف ومتابعة الإجراءات التصحيحية، بحيث لا تتكرر الانحرافات والأخطاء.

خطوات عملية التنظيم

• تحديد هدف المؤسسة.

• تحديد الأنشطة الضرورية لتحقيق الأهداف والسياسات والخطط الموضوعة.

• تجميع الأنشطة المتشابهة في وحدة وظيفية.

• تجميع الوحدات الوظيفية المتشابهة في وحدة إدارية.

• تجميع الوحدات الإدارية المرتبطة مع بعضها في وحدة رئاسية "وحدة إدارية عليا.

• تفويض رئيس كل مجموعة السلطة الضرورية لأداء هذه الأنشطة

• ربط هذه الأنشطة والوظائف والإدارات مع بعضها أفقيا وراسيا من خلال علاقات السلطة والمسؤولية للوحدات المرتبطة راسيا ، وعلاقات التعاون للوحدات المرتبطة أفقيا.

• رسم الهيكل التنظيمي الذي يوضح الوظائف والسلطات والعلاقات

• إعداد الوصف والتوصيف الوظيفي لكل وحدة وظيفية

• تحديد إجراءات القيام بكل وظيفة

خطوات بناء الهيكل التنظيمي

• تحديد الأهداف للمؤسسة وعدد الوظائف ( الأنشطة ) التي يتطلبها تحقيق هذا الهدف.

• يتم إعداد قوائم تفصيلية بالنشاطات التي يتطلبها تحقيق أهداف المؤسسة .

• على تجميع الأنشطة المتشابهة معاً ووضعها في وحدة إدارية واحدة.

• تحديد العلاقات التنظيمية تحديد العلاقات المناسبة بين العاملين في مختلف المستويات الإدارية رأسياً وأفقياً.

• وهذه العلاقات التنظيمية تتصل بمفاهيم أساسية أهمها:

• السلطة المسئولية التفويض المركزية واللامركزية نطاق الإشراف اللجان

• تحديد العلاقات بين الوحدات الإدارية وإدارة الإنتاج، وإدارة التسويق، وإدارة الموارد البشرية، لابد من إيجاد التنسيق بينها من خلال إيجاد شبكة اتصالات رسمية بينهم تسمح بتبادل البيانات والمعلومات بانسياب ويسر.

• اختيار وتنمية العناصر البشرية من أجل تنفيذ مهام الوحدات الإدارية ولابد أن يكون الاختيار قائم على مبدأ (وضع الرجل المناسب في المكان المناسب)

العوامل المؤثرة على تصميم الهيكل التنظيمي

• حجم المنظمة .

• دور حياة المنظمة.

• الموقع الجغرافي للمنظمة .

• درجة التخصص.

• الموارد البشرية.

• التكنولوجيا.

• التقسيم الوظيفي

• التقسيم حسب مراحل العمل

• التقسيم حسب الموقع الجغرافي

• التقسيم حسب السلعة او الخدمة

• التقسيم حسب مراحل العمل

• التقسيم حسب العملاء

• التقسيم حسب الوقت

• التقسيم المركب

• الاستفادة من التخصص.

• التنسيق بين أعمال المنظمة.

• فعالية الرقابة.

• مراعاة الظروف البيئية.

• عدم الإسراف.

• فاعلية الهيكل التنظيمي.

محددات الهيكل التنظيمي

• الأنشطة الرئيسية والفرعية.

• التقسيمات الإدارية الرئيسية والفرعية.

• عدد المستويات الإدارية.

• نطاق الإشراف.

• خطوط السلطة.

• مواقع الإدارات.

• مراكز اتخاذ القرار.

• المجالس واللجان الدائمة.