اعداد وتطوير الهياكل التنظيمية والوظيفية

مقدمة :

تناول البحث الهيكل التنظيمي من حيث مفهومه وتعريفه باعتباره الإطار الذي يحدد الإدارات والأقسام والوظائف وخط السلطة داخل المؤسسات ،كما تناول البحث العوامل المؤثرة في تصميم الهيكل التنظيمي ومراحل هذا التصميم ،كما أشار البحث الى أنواع الهياكل التنظيمية ونماذجها وأشكالها موضحا ذلك بالرسومات، كما تضمن البحث خصائص الهيكل التنظيمي الجيد وفعالية الهيكل التنظيمي ومقوماته وبيان أهميته. إن الهيكل التنظيمي للمؤسسة أشبه بالهيكل العظمي للإنسان ،فصحة الهيكل التنظيمي للمؤسسة دليل صحة هذه المؤسسة والعكس صحيح ، لقد تعددت أشكال الهياكل التنظيمية وتطورت في محاولة لتحسين الأداء والاتصال والعملية الإدارية ككلفي المؤسسات ، وذلك حسب الدراسات والأبحاث العلمية الحديثة .

الأهداف العامة :

• التعريفات الخاصة بالهيكل التنظيمي وذكره علماء الادارة في اكثر من صيغة ، وتتمحور اغلب التعريفات على انه شكل واطار التسلسل الاداري للمؤسسةيوضح فيه مواقع الوظائف وارتباطاتها الإدارية والعلاقات بين الأفراد

• ادارة المنظمة عبر تحديد خطوط السلطة والاتصال بين الرؤساء والمرؤوسين

• ماهيه شكل وطبيعة العمل اللازم للمنظمة

• التقسيمات أو الوحدات أو الأقسام الإدارية التي تتكون منها المنظمة مرتبة على شكل مستويات فوق بعضها البعض

• وجود الوحدات الاداريةالمختلفة للمنظمة

• وضوح التخصص والمهام

• نطاق الاشراف وخط السلطةوالمسؤولية

• الهيكل التنظيمي و العملية الإدارية

المحاور الرئيسية :

الوحدة الأولى :

مفهوم وعناصر العملية الإدارية:

• العملية الإدارية يقوم بها الاداري من اجل تحقيق هدف معين فتميزه عن غيره.

• توجيه نشاط مجموعة من الأفراد نحو هدف مشترك وتنظيم جهودهم وتنسيقها لتحقيق الهدف

• تعريف العملية الإدارية

• يتضمن عددا من الانشطة يعتمد تنفيذها على مجوعة من المبادئ والاسس والاصول والقواعد الادارية ، يستعين بها في تسيير العمل وادارةشؤونه وتحقيق اهداف المنظمة .

• عملية التنفيذ من خلال استقراء الماضي ودراسة الحاضر والتنبؤ بالمستقبل لإعداد القرارات المطلوبة لتحقيق الهدف بالوسائل الفعالة.

• حصر الواجبات والنشاطات المراد القيام بها وتقسيمها إلى اختصاصات الأفراد ، وتحديد وتوزيع السلطةوالمسؤولية وإنشاء العلاقات بين الأفراد

• تحديد هدف المؤسسة.

• تحديد الأنشطةالضرورية لتحقيق الأهداف والسياسات والخطط الموضوعة.

• تجميع الأنشطةالمتشابهة في وحدة وظيفية.

• تجميع الوحدات الوظيفية المتشابهة في وحدةإدارية.

• تجميع الوحدات الإدارية المرتبطة مع بعضها في وحدة رئاسية "وحدةإدارية عليا"

• تفويض رئيس كل مجموعة السلطة الضرورية لأداء هذه الأنشطة

• رسم الهيكل التنظيمي الذي يوضح الوظائف والسلطات والعلاقات

• إعداد الوصف والتوصيف الوظيفي لكل وحدة وظيفية

• تحديد إجراءات القيام بكلوظيفة

الوحدة الثانية :

مقارنة النتائج بالمعايير.

• الكشف عن الأخطاء والانحرافات.

• البحث عن أسباب الخطأ أو اكتشافها.

• اتخاذ الإجراءاتالتصحيحية المناسبة.

• المتابعة بحيث لا يتكرر الخطأ.

• تحديد دور كل عنصر وواجباته

• نظم وإجراءاتتطبيق العمل

• يأخذ الهيكل التظيمي شكل هرمي

• توزيعالأعمال والأنشطة بشكل عملي.

• يقضي التنظيم على الازدواجية فيالاختصاصات.

• يحدد التنظيم العلاقات بين العاملين بشكل واضح.

• يخلق التنظيمتنسيقاً واضحاً بين الأعمال.

• تحديد العلاقات التنظيمية

• تحديد العلاقات بين الوحدات الإدارية

• إنشاء الوحدات الإدارية في المنظمة كالإدارة المالية، وإدارة الإنتاج، وإدارة التسويق، وإدارة الموارد البشرية، لابد من إيجاد التنسيق بينها من خلال إيجاد شبكة اتصالات رسمية بينهم تسمح بتبادل البيانات والمعلومات بانسياب ويسر.

الوحدة الثالثة:

إعداد الدليل التنظيمي

• الأنشطة الرئيسية والفرعية

• التقسيمات الإدارية الرئيسية والفرعية

• عدد المستويات الإدارية

• نطاق الإشراف

• خطوط السلطة

• مواقع الإدارات

• مراكز اتخاذ القرار

• المجالس واللجان الدائمة

• تحديد عدد المستويات الإدارية من القمة الى القاعدة

• الوظائف ذات الأهمية الأكبر في المستوى الإداري الأعلى

• يعبر عن كل وظيفة بصندوق ( مستطيل او مربع(

• رسم خطوط السلطة التي تربط الصناديق من منتصف أعلى الصندوق ومنتصفه الأدنى.

• يعبر عن اللجان بدوائر بدل الصناديق .

• خطوط السلطة تكون متصلة ومستقيمة .

• ترسم الخريطة إما بأسماء الإدارات أو بالألقاب ( مدير إنتاج مثلا)

الوحدة الرابعة:

الهيكل التنظيمي والمناخ التنظيمي

• التعقيد

• المعيارية

• المركزية

• محددات الهيكل التنظيمي

• الإستراتيجية

• حجم المنظمة

• التكنولوجيا

• بيئة المنظمة

• القوة والسيطرة

• حجم المنظمة

• دور حياة المنظمة

• الموقع الجغرافي للمنظمة

• درجة التخصص

• الموارد البشرية

• التكنولوجيا

• نطاق الإشراف

• البيئة الخارجية

الوحدة الخامسة:

أنواع الهياكل التنظيمية

• تحديد الأهداف للمنظمة وبالتالي تحديد الاحتياجات التنظيمية.

• تحديد النشاطات المختلفة التي ستعمل على تحقيق أهداف المؤسسة .

• تقسيم النشاطات الى أنشطة رئيسية وأخرى فرعية.

• تحديد الوحدات التنظيمية وتحديد الوصف الوظيفي لكل وظيفة.

• تحديد الوظائف الإشرافية والتنفيذية داخل كل وحدة إدارية.

• رسم الخريطة التنظيمية للمنظمة .

• الهيكل التظيمي الكلاسيكي

• التظيم التفيذي

• التنظيم الوظيفي

• التنظيم التنفيذي الاستشاري

الوحدة السادسة:

التنظيم التنفيذي

• الوضوح والبساطة

• خطوط السلطة مستقيمة من اعلى الى اسفل

• المسؤولية محددة

• الالتزام والطاعة

• اهمال مبدا التخصص.

• منح السلطات الكاملة للرؤساء يصعب فيه تحقيق التعاون والتنسيق بين الادارات المختلفة .

• ازدياد العبء الاداري على الاداريين لانهم يشرفون على كل صغيرة وكبيرة .

• صعوبة تحديد الادارات والصلاحيات .

• تعذر تحقيق التعاون ما بين الادرارات والاقسام المختلفة بما يؤثر على المخرج الجماعي للمنظمة.

التنظيم الوظيفي

• الاستفادة اقصى ما يمكن من التخصص في المنظمة واقسامها

• امكان ايجاد طبقة من العمال المدربين على تادية المهام

• تدريب مشرفين للاشراف على الاعمال تحقيق التعاون في الاقسام المختلفة وبين الافراد والرؤساء والحصول على المعلومات من مصادرها المتخصصة

• سهولة الرقابة على العمال

• الفعالية الادارية وحصول المدير على المساعدات الادارية والفنية المتخصصة من الافراد

• الصعوبة في فرض النظام في المستويات الادارية الدنيا مما قد يسبب الفوضى

• عدم وضوح حدود السلطة والمسؤوليات بين المدراء والمشرفين لتداخل اعمالهم مما يؤدي الى صعوبة في الرقابة والمساءلة

• تحديد المسؤولية

• تقوية المركز الاداري لوجود مساعدين متخصصين

• توفير المعلومات المتخصصة مما يفعل ويصوب الية اتخاذ القرار

• زيادة خبرة ومهنية الاداريين لعملهم مع المتخصصين