الرقابة والتوجيه والإشراف الفعال

الرقــابـة و الـتــوجـيـــة

أهميــة الرقـابـة هـــل الــرقابة ضــــرورة ؟

• تعتبر الرقابة من أهم الوظائف الإدارية التي تعمل علي تحقيق الأداء كما ينبغي بفاعلية وكفاءة وذلك لتلافي الوقوع في الأخطاء والعمل علي تصحيح الانحرافات أولا بأول .

• وينظر إلى الرقابة علي أنها حجر الزاوية في الأداء وذلك لأنها تعمل علي إظهار نقاط الانحراف في التنظيم علي مستوياته المختلفة بنا يساهم في سرعة تصحيحها ، ولقد اتسعت أجهزة الرقابة في مجال الإدارة العامة بشكل كبير فشملت الرقابة علي السلطة التنفيذية بجانبيها الداخلي والخارجي، والرقابة علي الأجهزة والمؤسسات الحكومية ترتبط بالوظائف الإدارية الأخرى

• كالتخطيط وذلك بإلقاء الضوء علي المشاكل والمعوقات

• التي تقف أمام تنفيذ الخطط مما يساهم في تعديل الخطة أو العمل علي حل المشاكل التي تواجهها ، كما أن الرقابة لها علاقة بالتنظيم فهي تعمل علي كشف الخلل التنظيمي في مستوياته المختلفة

• ومن خطوات الرقابة ما يلي :

• وضع المعايير الرقابية المتفق عليها .

• قياس الأداء الفعلي .

• بيان مدي الانحراف بمقارنة نتائج الأداء بالمعايير .

• تحليل أسباب الانحراف .

• تصحيح الاختلافات بين النتائج المحققة فعلا والنتائج المتوقعة حسب الخطة .

التكامل بين الرقابة والوظائف الإدارية :

أن الوظائف الإدارة تشمل التخطيط والتنظيم والرقابة والتنسيق والتوجيه والقيادة والرقابة ، وأن الرقابة كوظيفة هامة يمكن اعتبارها روح العملية الإدارية ، إلا أن هناك تكامل بين هذه الوظائف وبين وظيفة الرقابة يمكن بيانها فيما يلي :

أولا : الرقابة والتنظيم

• حينما نتحدث عن الرقابة والتنظيم نري أن هناك علاقة بين المركزية واللامركزية في التنظيم وأثر ذلك علي العملية الرقابية ودرجة الدقة المطلوبة فيها كما ان للوضع التنظيمي لأقسام المؤسسة أو المنظمة اثر هام علي العملية الرقابية

• ففي حالة المركزية واتخاذ القرارات في المنظمة عن طريق الإدارة العليا فقط او إدارة العامة والمركز الرئيسي نجد ان المعايير الرقابية المراد استخدامها هنا لا بد وأن تعبر عن الأداء بدقة وان تعكس البيانات بشكل تفصيلي عن كيفية تنفيذ كل عملية علي حدة وبيان إنتاجية كل فرد في المنظمة ، ولهذا فأن معدل تكرار القياس يكون بشكل سريع يوميا. وذلك للتأكد من استمرار الجودة في الأداء .

• أما إذا كانت المركزية تتسم بالوسطية ويظهر هذا في صنع القرار علي ضوء السياسات والبرامج المعدة سلفا في المشروع وان هناك طرق محددة للأعمال فأنه ينعكس علي العملية الرقابية .

ثانيا : الرقابة والتخطيط

• أن الرقابة لا تعمل منعزلة عن التخطيط والتخطيط هو الأساس الذي تم وضعه كإطار شامل للأداء المستقبلي في منظمات الأعمال حتى تحقق أهدافها لا يمكن اعتباره داخل حيز التطبيق الفعلي في المسار الصحيح إلا بوجود نظام فعال يبين أن الأداء يسير وفقا للخطة الموضوعة وهذا الأمر لا يتم إلا عن طريق إيجاد نظام رقابي فعال علي الخطة .

• والعملية الرقابية هي الأساس لذي يبث الروح في الخطة وبدونها لا يشعر المسئولين عن التنفيذ أنهم يقوموا بأداء شئ مخطط كما أن الإهمال والتراخي في الرقابة يعمل علي عدم متابعة الخطة وبالتالي عدم الوصول الي الهدف مما يؤثر علي كفاءة المنظمة .والعكس صحيح

ثالثا : الرقابة والتوجيه

عندما يكون هناك مشاركة بين أفراد المنظمة في وضع الخطة يساهم هذا الأمر إلى حد كبير في تنمية عملية الرقابة الذاتية ، وهذا ناتج من اقتناع الأفراد بأهداف الخطة التي شاركوا في واعتبار المعايير التي ساهموا في إعدادها لتقييم أدائهم هي المعايير الدقيقة  عند استخدام هذا الأسلوب يجب الـتأكد مما يلي : قيام الفرد في المنظمة بدوره في الرقابة الذاتية ( رقابة ضمير ) أن قيام الشخص بمتابعة أدائه الشخصي لا يعفي رئيسه من متابعة او عدم تحمل مسئولية توجيهه أدائه