تخطيط القوى العاملة والتنبؤ باحتياجات المنظمة من الافراد

مقدمة :

• يعتبر تخطيط الموارد البشرية من أخطر مهام إدارة الموارد البشرية؛ حيث يقوم المديرون في العالم المتقدم بالتخطيط لمتطلبات المؤسسة من الموارد البشرية، تمامًا كما يخططون بخصوص أي موارد أخرى، ويحاول هؤلاء المديرون العمل على ضمان أن لديهم الأعداد المناسبة من الأشخاص العاملين، في المكان المناسب، وفي الوقت المناسب؛ لتنفيذ الخطة الإستراتيجية للمؤسسة، ثم ينتقلون بعد ذلك إلى هذه الخطة، والتي تم تصميمها؛ لتحقيق أهدافهم.

• ويقومون بتحليل متطلبات الأشخاص العاملين في المؤسسة، آخذين في الاعتبار أي ضغوط سواء كانت مالية، أو أي ضغوط أخرى، علاوةً على التغيرات التي تحدث في بيئة العمل.

تخطيط الموارد البشرية:

• ربط الاحتياجات المستقبلية، مع العرض المحتمل للموارد البشرية، آخذًا بعين الاعتبار الوضع الحالي، والتوجهات الإستراتيجية للمنظمة المعنية".

• إعداد ووضع قيد التنفيذ خطط وبرامج، تهدف إلى تحديد وضمان حصول المنظمة على احتياجاتها من العمالة اللازمة؛ للقيام بالوظائف المتوقع وجودها أو إحداثها، وفي الوقت المناسب".

• مجموعة الأنشطة التي تمكن المنظمة من تحديد والتعرف على الاحتياجات المستقبلية من الموارد البشرية، اللازمة لتحقيق الأهداف التنظيمية، وصياغة البرامج اللازمة؛ لسد العجز في الموارد البشرية المتاحة، أو التخلص من الفائض منها".

• محاولة لتحديد احتياجات المنظمة من العاملين خلال فترة زمنية معينة، وهي الفترة التي يغطيها التخطيط، وهي سنة في العادة.

المحاور الرئيسية :

الوحدة الأولى

الجوانب الأساسية لتخطيط الموارد البشرية

• يعد التخطيط للموارد البشرية منهجيًا، كما أنه يمثل جزء من عملية تحدث بعد نوع من الإدراك والدراسة، وليس مجرد شيء يحدث من قبيل الصدفة.

• يمثل هذا التخطيط عملية مستمرة؛ وذلك لأن المؤسسة وأهدافها وبيئة العمل التي تعمل من خلالها هذه المؤسسة مستمرة في التغير.

• إن هذا التخطيط يعد تخطيطًا قصير الأجل وطويل الأجل أيضًا، ولكن هناك تأكيدًا على الحاجة إلى تخطيط أطول في الأجل لضمان البقاء والنمو.

• يعد هذا التخطيط مرتبطًا بشكل كبير بعملية التخطيط المشترك، كما ينبغي أن يتكامل مع هذه العملية؛ حيث إن ذلك سوف يحدد سياسات المؤسسة وأولوياتها، والذي سوف يتأثر بدوره بتوفر الموارد البشرية.

• تقييم المتطلبات من الموارد من ناحية الكم والكيف.

• مستوى الموارد على ما يمكن إتاحته.

• تحقيق القدر من الفاعلية الذي تهدف إليه المؤسسة.

الوحدة الثانية :

الأسباب الرئيسية التي تدعو إلى الإهتمام بتخطيط الموارد البشرية

• أن تكون المؤسسة قادرة على جذب والاحتفاظ بالعاملين؛ حيث يتم توفير أعداد كافية من العمالة، وفي الوقت نفسه تتمتع هذه الأعداد بالمهارات المناسبة، التي تمكنها من العمل بكفاءة؛

• تستفيد من العاملين الذي تم توظيفهم الاستفادة الكاملة.

• التأكيد على أن المؤسسة، قادرة على ضمان أن الموظفين يتلقون كل التدريب والتطوير اللازمين؛ لرفع كفاءة الأداء في المهام الخاصة بمواقعهم الحالية، علاوة على تطوير بعض المرونة؛ حتى يتمكن هؤلاء الموظفون من القيام بأي مهام خاصة بأي مواقع أخرى إذا ما أقتضت الحاجة.

• ضمان أن المؤسسة قادرة على التوقع والتصرف، بناء على التغير في الطلب على الخدمات التي تقدمها هذه المؤسسة أو التغير في إمدادات العمالة.

• أن تكون المؤسسة قادرة على تلبية المتطلبات المستقبلية من الموارد البشرية من الموارد الداخلية الخاصة بها.

• إتاحة الفرص المتساوية للترقية والتطور لكل الموظفين.

• السيطرة على التكاليف الخاصة بالموارد البشرية، وتتوقع بقدر من الكفاءة النفقات الخاصة بالعاملين في أي مبادرات جديدة.

• يساعد تخطيط الموارد البشرية على سير عمليات الاختيار والتعيين، إذ ما لم يكن معروفًا عدد العاملين المطلوبين في المنظمة، لا يمكن البدء بعمليات الاختيار والتعيين.

• منع الارتباكات الفجائية في خطوط الإنتاج؛ وذلك لأنه يساعد على التعرف على مواطن العجز والفائض في القوى العاملة، ومن ثم اتخاذ التدابير اللازمة، مثل الاستغناء، النقل، الترقية، التدريب.

• يساعد تخطيط الموارد البشرية في التخلص من الفائض، وسد العجز، وبالتالي ترشيد استخدام الموارد البشرية، وتخفيض التكلفة الخاصة بالعمالة إلى أقل حد.

• إظهار نقاط الضعف والقوة في نوعية أداء الموارد البشرية، وبالتالي في تحديد نوعية برامج التدريب والتطوير المطلوبة؛ لرفع مستويات أداء العاملين.

• تحقيق التكامل والترابط بين مختلف برامج إدارة الموارد البشرية؛ وذلك لأن تخطيط الإحتياجات لا يعمل بمعزل عن تخطيط التدريب مثلًا، أو تخطيط الأجور، أو الاستقطاب والاختيار.

الوحدة الثالثة :

من يخطط للموارد البشرية؟

• يقع عبء التخطيط للموارد البشرية داخل المشروع إما على إدارة الأفراد وشئون العاملين (الشئون الإدارية) أو على وحدات الإنتاج والتنفيذ الأساسية في المشروع، كما في الجدول الآتي:

• إدارة الموارد البشرية

• تحديد أهداف المشروع من تخطيط القوى العاملة.

• تصميم نظم المعلومات والإجراءات والنماذج الخاصة بتخطيط القوى العاملة.

• البدء في ومتابعة إجراءات تخطيط القوى العاملة.

• جمع المعلومات من المديرين التنفيذين بصدد احتياجات الأقسام.

• التنبؤ باحتياجات المشروع كله، وتجميع الاحتياجات الجزئية في خطة كلية.

• ترجمة الاحتياجات إلى خطة عمل في التعيين والنقل، والترقية، والندب.

الوحدة الرابعة  :

النموذج الأساسي لتخطيط الموارد البشرية:

يعتمد نشاط تخطيط الموارد البشرية على مقارنة بين طلب المشروع على الموارد البشرية، والعرض المتاح بالفعل من هذه الموارد، ويبدأ النموذج بدراسة الأهداف للمنظمة، وأثر ذلك على عدد العمال المطلوبين، فإذا استهدفت إحدى الشركات زيادة إنتاجها بنسبة 50% خلال العامين القادمين، فمعنى هذا أن عليها أن تقوم بتحليل ظروف الطلب والعرض في الموارد البشرية كما يلي:

• عدد العمالة اللازمة لزيادة الإنتاج.

• التطور التكنولوجي في مجال الإنتاج.

• التغير في عبء العمل الذي سينجم عن زيادة الإنتاج.

• التغير المتوقع في الظروف الاقتصادية التي تعمل في ظلها المنظمة.

• التغيرات التنظيمية التي قد تقوم الشركة بإعدادها.

ظروف العرض:

• تحليل حركة العمالة من حيث الدخول والخروج، ومعدل ترك الخدمة وخرائط تدفق العمل.

• تحليل ودراسة قوائم العاملين أو مخزون المهارات المتوافر لدى المنظمة.

• تأثير جداول العمل الحديثة على عدد العاملين, وتأثير التغيرات التكنولوجية على عدد العاملين، وما قد تؤدي إليه التغيرات التكنولوجية من الاستغناء عن بعض العمالة اليدوية، وإحلال الآلات محلها.

الوحدة الخامسة  :

تحديد الفائض أو العجز والتصرف فيه:

• يتحدد مقدار الفائض أو العجز في العمالة، ويتم التعامل مع الفائض أو العجز حسب ظروف المنظمة، وظروف عرض العمالة خارج المنظمة، والتشريعات الحكومية التي قد تمنع الاستغناء عن العمالة الزائدة بإنهاء خدمتها

• وفي المجتمعات الرأسمالية فإنه في حالة وجود فائض في العمالة، يتم الإستغناء عن العمالة الزائدة بسهولة، ولو كان هناك عجز فيتم تعويضه بتعيينات جديدة أو العمل وقتًا إضافيًا.

• الإجراءات الخاصة بتخطيط القوى العاملة بشكل نظري، فإننا نطرح فيما يلي نموذجًا آخر لتخطيط الموارد البشرية، يركز على الخطوات العملية والحسابية لها،

• تعني العمل أو المهنة التي يتم التخطيط لمواردها البشرية، وعادة ما تقوم المنظمة بوضع قائمة كاملة للوظائف الموجودة لديها، ويتم ترتيبها في الغالب على أساس الإدارات، ثم الأقسام، ثم الوظائف.

• تشير إلى أعداد العاملين المحتمل خروجهم من أو دخولهم إلى الوظيفة لأسباب عديدة.

• وهو عبارة عن العدد المطلوب من العاملين في كل وظيفة خاضعة لتخطيط الموارد البشرية، وهو العدد اللازم المناسب للظروف التي تمر بها الشركة خلال فترة الخطة.